Dokumen Perusahaan dalam Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997

Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan di undangkan pada tanggal 24 Maret 1997 di dalam lembaran negara republik Indonesia Tahun 1997 No. 18. Sebelum masuk ke dalam materi UU Dokumen Perusahaan maka terlebih dahulu mengetahui mengenai pentingnya UU No. 8/1997.

Mengenai Pentingnya UU No. 8/1997

Garis -garis Besar Haluan Negara menetapkan bahwa pembangunan hukum sebagai upaya untuk menegakkan keadilan, kebenaran dan ketertiban dalam negara hukum Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945, diarahkan untuk meningkatkan kesadaran hukum, menjamin penegakan, pelayanan dan kepastian hukum, serta mewujudkan tata hukum nasional yang mengabdi pada kepentingan nasional.

Pengaruh globalisasi ekonomi dan informasi yang demikian luas karena perkembangan perekonomian dan perdagangan baik nasional maupun internasional yang bergerak cepat mengakibatkan meningkatnya penggunaan dokumen, sehingga mengharuskan dunia usaha memanfaatkan kemajuan teknologi untuk meningkatkan kemampuannya secara efektif dan efisien khususnya dalam pengelolaan dokumen perusahaan.

Guna mencapai tujuan tersebut, pembentukan peraturan mengenai dokumen perusahaan yang merupakan bagian dari pembangunan hukum di bidang ekonomi perlu segera disusun, dalam upaya memacu laju pertumbuhan perusahaan melalui pengelolaan dokumen perusahaan yang efektif dan efisien. Ketentuan sebagaimana tercantum dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad 1847 : 23) yang mewajibkan setiap orang yang menjalankan perusahaan menyelenggarakan pencatatan tentang hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan dan menyimpan dokumen tersebut antara 10 (sepuluh) sampai dengan 30 (tiga puluh) tahun, sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan perdagangan dewasa ini.

Selain ketentuan wajib menyimpan dokumen sebagaimana diatur dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad 1847 : 23), juga ketentuan Undangundang dan peraturan perundang-undangan lainnya yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip menimbulkan beban yang berat bagi perusahaan karena pelaksanaannya memerlukan ruangan yang luas, tenaga, waktu, perawatan, dan biaya yang besar.

Catatan yang berupa neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, dan bukti pembukuan serta data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan atau tulisan lain yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, dan jurnal transaksi harian dikurangi masa penyimpanannya dari 30 (tiga puluh) tahun menjadi 10 (sepuluh) tahun. Sedangkan data pendukung administrasi keuangan yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan, dan dokumen lainnya, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan nilai guna dokumen yang disusun dalam jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.

Sejalan dengan upaya mengurangi jangka waktu penyimpanan, penerapan teknologi maju di bidang informatika telah memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas atau sarana lainnya dapat dialihkan untuk disimpan dalam mikrofilm atau media lainnya. Pemakaian mikrofilm atau media lain tersebut dapat dipastikan semakin banyak digunakan dalam kegiatan ekonomi dan perdagangan karena lebih ekonomis. Untuk menjamin kepastian hukum, maka dokumen perusahaan yang disimpan dalam mikrofilm dan media lain, merupakan salah satu alat bukti yang sah.

Untuk menyederhanakan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen perusahaan, yang penting artinya bagi efisiensi kegiatan perusahaan seperti diuraikan di atas, Undang-undang ini memberikan wewenang kepada perusahaan untuk melaksanakan penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen tersebut berdasarkan jadwal retensi baik menurut Undang-undang ini maupun yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan.

Dengan diberlakukannya ketentuan yang mengatur dokumen perusahaan, maka pembuatan, penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen perusahaan dapat dilakukan dengan sederhana, efektif, dan efisien dengan tidak mengurangi kepastian hukum dan tetap melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum.

Ketentuan Umum

Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia. Dalam melaksanakan kegiatannya, perusahaan menggunakan berbagai macam dokumen.

Dokumen dapat disebut sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak, yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Sedangkan yang dimaksud sebagai Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

Dokumen Perusahaan terdiri atas dua macam yaitu ; dokumen keuangan dan dokumen lainnya.  Dokumen Keuangan terdiri dari ;

o       Catatan;

Terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan

o       Bukti Pembukuan;

Terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan utang, kekayaan, dan modal. “Warkat” adalah dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya ditetepkan menurut aturan tertentu dan merupakan bukti transaksi, misalnya cek, bilyet giro, surat perintah membayar, wesel, nota debet, dan nota kredit. “ Perubahan kekayaan, utang dan modal adalah bertambah atau berkurangnya jumlah susunan kekayaan, utang dan modal.

o   Data Pendukung Administrasi Keuangan, yang merupakan bukti adanya kewajiban dan kegiatan usaha suatu perusahaan.

Merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan. Data Pendukung Administrasi Keuangan terdiri dari ;

a.       data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan. Misalnya surat perintah kerja, surat kontrak, atau surat perjanjian;

b.      data pendukung yang bukan merupakan bagian dari bukti pembukuan. Misalnya rekening antar kantor, rekening harian dan rekening mingguan.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal, trnasaksi harian, atau setiap keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatau perusahaan. Adapun pengertian dari bentuk-bentuk catatan di atas adalah sebagai berikut ;

a.       “Neraca Tahunan” adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan posisi kekayaan, utang dan modal.

b.      “Rekening” adalah salah satu bentuk catatan yang dibuat perusahaan untuk menampung transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, dan dapat juga disebut buku besar dan juga perkiraan.

c.       “Jurnal Transaksi Harian” adalah salah satu bentuk catatan yang menggambatkan adanya transaksi yang dapat berupa buku harian atau catatan harian atau tulisan lainnya.

d.      “Tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan” adalah tulisan yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, dan jurnal transaksi harian.

Dokumen Lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan. Yang termasuk "dokumen lainnya" misalnya Risalah Rapat Umum Pemegang Saham, Akta Pendirian Perusahaan, akta otentik lainnya yang masih mengandung kepentingan hukum tertentu, Nomor Pokok Wajib Pajak.

Pembuatan Catatan dan Penyimpanan Dokumen Perusahaan

a. Pembuatan Catatan Sebagai Kewajiban Keperdataan

Setiap perusahaan wajib membuat catatan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penggunaan kata “wajib” dalam hal ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan adanya kewajiban perusahaan membuat catatan agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan, untuk melindungi baik kepentingan perusahaan, kepentingan Pemerintah, maupun kepentingan pihak ketiga. Kewajiban tersebut bersifat keperdataan, sehingga resiko yang timbul karena tidak dilaksanakannya kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab yang bersangkutan. Yang dimaksud dengan “sesuai dengan kebutuhan perusahaan” adalah bahwa walaupun setiap perusahaan diwajibkan membuat catatan, tetapi mengenai bentuk dan kedalaman isi catatan yang dibuat, dilakukan sesuai dengan sifat perusahaan.

Catatan wajib dibuat dengan menggunakan huruf latin, angka arab, satuan mata uang rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia. Penggunaan kata “wajib” dalam hal ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa apabilan catatan tidak dibuat dengan menggunakan huruf latin dan tidak disusun dalam bahasa Indonesia, maka secara hukum perusahaan tersebut dianggap belum membuat catatan, dan kelalaian tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan. 

Namun demikian, catatan dapat pula dibuat dengan bahasa asing namun harus memperoleh izin dari Menteri Keuangan. Pada dasarnya catatan harus dibuat dalam bahasa Indonesia, kecuali baik karena sifat perusahaan, maupun untuk kepentingan tertentu sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan, dengan izin Menteri Keuangan, catatan dapat disusun dalam bahasa asing. 

-         Neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi

Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan. Penggunaan kata “wajib” dalam hal ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan belum ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk, secara hukum perusahaan dianggap belum membuat neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan.

Yang dimaksud “pimpinan perusahaan” adalah seseorang berdasarkan Anggaran Dasar memimpin perusahaan yang bersangkutan dan mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan. Yang dimaksud “pejabat yang ditunjuk” adalah seseorang yang diberi kewenangan oleh pemimpin perusahaan untuk mengelola dokumen perusahaan. 

Neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Penggunaan kata “ wajib” dalam hal ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa pembuatan catatan tidak boleh melebihi waktu 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kelalaian melakukan kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.

Catatan berupa neraca tahunan, perhitngan laba rugi tahunan atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi tersebut wajib dibuat diatas kertas. Penggunaan kata “wajib” dalam hal ini dimaksudkan untuk memberi penekanan bahwa apabila catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi , tidak dibuat di atas kertas, perusahaan dianggap belum membuat catatan.

-         Rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan lain yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan.

Catatan yang berbentuk Rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan lain yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan, dibuat di atas kertas atau dalam sarana lainnya. Yang dimaksud dengan “sarana lainnya” adalah alat bantu untuk memperoses pembuatan dokumen perusahaan yang semula tidak dibuat di atas kertas, misalnya menggunakan pita magnetik atau disket.

b. Penyimpanan Dokumen Perusahaan

Catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan, wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Penggunaan kata “wajib” dalam hal ini dimaksudkan untuk menekankan bahwa mengenai hal yang harus dilakukan perusahaan, yakni menyimpan dokumen selama 10 (sepuluh) tahun. Dengan demikian apabila sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan      

Data pendukung yang bukan merupakan bagian dari bukti pembukuan, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

Dokumen Lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan, misalnya Risalah Rapat Umum Pemegang Saham, Akta Pendirian Perusahaan, akta otentik lainnya yang masih mengandung kepentingan hukum tertentu, Nomor Pokok Wajib Pajak, jangka waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut. Yang dimaksud dengan “nilai guna dokumen” adalah nilai dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan. Berdasarkan nilai guna dokumen bersangkutan, maka jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang dari 10 (sepuluh) tahun atau lebih dari 10 (sepuluh) tahun.

Jangka waktu penyimpanan “data pendukung yang bukan merupakan bagian dari bukti pembukuan” dan “dokumen lainnya”, disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan. “Jadwal retensi” adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.

Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud di atas tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan demikian sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpan, tetapi dokumen tersebut tetap dapat dipergunakan sebagai alat bukti sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan.

Pengalihan Bentuk Dokumen Perusahaan dan Legalisasi

Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya. Setiap pengalihan dokumen perusahaan wajib dilegalisasi. Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.

Yang dimaksud dengan “mikrofilm” adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil. “Media lainnya” adalah alat penyimpan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditransformasikan, misalnya Compact Disk-Read Only Memory (CD-ROM), dan Write-Once-Read-Many (WORM).

Dalam mengalihkan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap dapat disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional. Suatu dokumen perusahaan mempunyai makna “kepentingan nasional” apabila dokumen perusahaan tersebut memiliki nilai historis yang digunakan dalam rangka kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan, misalnya rekening atau bukti iuran untuk membangun Monumen Nasional, Mesjid Istqlal. Selanjutnya yang menentukan dokumen mempunyai makna kepentingan nasional adalah pimpinan perusahaan.

Dalam  hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut. Kelalaian dalam melaksanakan kewajiban tersebut, pimpinan perusahaan bertanggung jawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Yang dimaksud dengan “masih mengandung kepentingan hukum tertentu adalah apabila naskah asli tersebut masih mengandung hak dan atau kewajiban yang masih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan.   

Seperti telah disebutkan di atas bahwa setiap pengalihan dokumen perusahaan wajib dilegalisasi. Penggunaan kata “wajib” dalam hal ini dimaksudkan untuk menekankan bahwa setiap pengadilan dokumen perusahaan harus dilegalisasi. Apabila pengalihan dokumen perusahaan tidak dilegalisasi, maka dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan alat bukti yang sah. Yang dimaksud “legalisasi” adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya.

Legalisasi wajib dilakukan pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. Berita acara dimaksud sekurang-kurangnya memuat ;

a.       keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya legislasi;

b.      keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan

c.       tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.

Berita acara dibuat dimuat pada saat terjadi pengalihan dokumen ke dalam mikrofilm atau media lainnya. Pada berita acara pengalihan dilampirkan data pertelaan atas dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

Dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah. Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya. Yang dimaksud “dianggap perlu”, “dalam hal tertentu”, dan “untuk keperluan tertentu” misalnya untuk memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim dalam pemeriksaan perkara. Legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak dokumen tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya.  

Ketentuan lebih lanjut mengenai cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi diatur dalam Peraturan Pemerintah. Adapun peraturan pemerintah yang mengatur mengenai hal tersebut adalah Peraturan Pemerintah No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi.

Pemindahan, Penyerahan, dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan

a. Pemindahan

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Yang dimaksud unit pengolahan dan unit kearsipan adalah;

-         “unit pengolahan” adalah satuan kerja yang memiliki tugas dan tanggung jawab mengolah semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan oprasional perusahaan.

-         “unit kearsipan” adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah diselesaikan oleh unit pengolahan untuk disimpan dan dipelihara.

Penentuan tata cara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan kepada pimpinan, karena yang mengetahui kebutuhan perusahaan adalah pimpinan perusahaan yang bersangkutan. Dalam tata cara tersebut dapat pula ditentukan bahwa pemindahan dokumen disertai dengan daftar pertelaan dan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat ;

a.       keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemindahan;

b.      keterangan tentang pelaksanaan pemindahan; dan

c.       tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan dan pejabat yang menerima pemindahan.

b. Penyerahan

Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. Apabila kewajiban tersebut tidak dilaksanakan maka terkena ketentuan Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan pokok Kearsipan.

Penyerahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :

a.       keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya penyerahan;

b.      keterangan tentang pelaksanaan penyerahan;

c.       tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan;

Pada berita acara penyerahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan. Yang dimaksud dengan “daftar pertelaan” adalah daftar yang memuat keterangan antara lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu penyimpanan dokuem yang bersangkutan.  

c. Pemusnahan

Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan, dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan yang bukan merupakan bagian dari bukti pembukuan, dan dokumen lainnya dilakukan berdasarkan jadwal retensi. Dalam penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan dimusnahkan, perlu dipertimbangkan dokumen yang karena sifatnya tetap disimpan dan dipelihara.

Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal;

a.       Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan (catanan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan);

b.      Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.

Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas tetap disimpan walaupun telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya. Dalam hal naskah asli dari dokumen yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya tersebut masih ada maka pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional. Naskah asli yang yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu , pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.

Pemusnahan dilakukan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :

a.       keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemusnahan;

b.      keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan

c.       tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.

Pada berita acara pemusnahan sebagaimana dimaksud di atas, dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang dimusnahkan.

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur dengan peraturan pemerintah. Adapun peraturan pemerintah yang mengatur hal tersebut adalah Peraturan Pemerintah No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan  

Ketentuan Peralihan dan Ketentuan Penutup

a. Ketentuan Peralihan

Buku, surat, catatan, dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 30 (tiga puluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang No. 8 Tahun 1997 telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang No. 8 Tahun 1997.

Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini masa simpannya belum mencapai 10 (sepuluh) tahun, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.

b. Ketentuan Penutup

Ketentuan dalam Undang-undang ini berlaku juga terhadap :

1.      kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di luar wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku di negara setempat;

2.      kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan asing atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di wilayah Negara Republik Indonesia; dan

3.      badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian perusahaan sebagaimana dimaksud dalam UU No. 8 Tahun 1997, yang dalam kegiatan dan atau tugasnya memiliki dan menghasilkan dokumen sebagaimana layaknya perusahaan. (Lembaga dalam hal ini meliputi baik lembaga/Instansi Pemerintah (misalnya Bank Indonesia dan Badan Urusan Logistik maupun Lebaga Swasta (misalnya Yayasan)).

Semua ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad 1847 : 23) tetap berlaku sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan dengan Undang-undang UU No. 8/1997. Yang dimaksud dengan “ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang” misalnya Pasal 396 butir 3, Pasal 397 butir 4, Pasal 398 butir 3, Pasal 399 butir 4 Kitab Undang-undang Hukum Pidana.

Pada saat Undang-undang No. 8 Tahun 1997 mulai berlaku :

1.      Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad 1847 : 23); dan

2.      semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan penyimpanan, pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan arsip yang bertentangan dengan Undang-undang No. 8/1997, dinyatakan tidak berlaku lagi.