Minggu, 08 Januari 2012

Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan

Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksana kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak maupun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. Pimpinan perusahaan secara berkala wajib melakukan penyiangan dan penilaian terhadap dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan untuk menentukan;
a.       dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional; dan
b.      dokumen perusahaan yang dapat dimusnahkan sesuai jadwal retensi.

“Penyiangan” adalah kegiatan memilah, mengeluarkan, dan menyisihkan dokumen perusahaan yang telah berakhir fungsinya untuk dilakukan penilaian. “Penilaian” adalah kegiatan menentukan nilai guna dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna dokumen. Dalam pelaksanaan penilaian pimpinan perusahaan dapat membentuk panitia yang bertugas melakukan penilaian atas dokumen perusahaan yang akan diserahkan atau dimusnahkan. Dalam hal pimpinan perusahaan membentuk panitia yang melakukan kegiatan penyiangan dan penilaian dokumen perusahaan, maka susunan anggotanya sekurang-kurangnya terdiri dari pejabat yang membidangi unit pengolahan dan unit kearsipan.

Proses penilaian dokumen perusahaan untuk kepentingan penyerahan dan pemusnahan memerlukan penilaian yang seksama dan perlu dilihat dari berbagai aspek antara lain kesejarahan, hukum, keuangan, administrasi, politik, efisiensi, dan hubungan antar dokumen, atas dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima perusahaan.

Tata Cara Penyerahan
Penyerahan adalah kegiatan menyerahkan dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip Nasional. Setiap perusahaan yang dalam kegiatan usahanya memiliki dokumen yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib menyerahkan dokumen tersebut kepada Arsip Nasional.

Dokumen perusahaan tertentu yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional, tetapi sudah tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan, dan telah melampaui jangka waktu wajib simpan. Penyerahan dokumen perusahaan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. Dalam hal pimpinan perusahaan membentuk panitia untuk melaksanakan penilaian dokumen perusahaan dalam mengambil keputusan mengenai dokumen perusahaan yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional perlu mempertimbangkan pendapat panitia tersebut.

Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional merupakan dokumen perusahaan yang memiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan dengan;
a.       kegiatan pemerintah;
b.      kegiatan pembangunan nasional;
c.       kehidupan bangsa.
Yang dimaksud dengan “dokumen perusahaan yang memiliki nilai historis” adalah:
a.       yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana perusahaan yang bersangkutan diciptakan, dikembangkan dan diatur serta fungsi dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan beserta hasil atau akibat tersebut; dan/atau
b.      yang mengandung informasi mengenai tokoh, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya yang berguna untuk berbagai kepentingan penelitian dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan perusahaan penciptanya.    

Penyerahan dokumen perusahaan dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun. Dalam hal perusahaan dinyatakan pailit, penyerahan dokumen perusahaan dilakukan setelah ketetapan pailit dari pengadilan mempunyai kekuatan hukum tetap. Dalam hal perusahaan dilikuidasi, penyerahan dokumen perusahaan dilakukan setelah pemberesan dilakukan.

Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada Kepala Arsip Nasional. Kemudian Kepala Arsip Nasional wajib memberikan jawaban atas surat pimpinan perusahaan paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak tanggal diterimanya surat pemberitahuan penyerahan dokumen perusahaan yang dengan rinci meyebutkan;
  1. waktu penerimaan;
  2. tempat penerimaan;
  3. pejabat yang ditunjuk untuk menerima penyerahan dokumen;
  4. rincian dokumen yang diterima.
Yang dimaksud “Kepala Arsip Nasional” adalah;
-         untuk tingkat pusat adalah Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
-         untuk tingkat daerah adalah Kepala Arsip Nasional Daerah.

Penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud di atas dilaksanakan dengan membuat berita acara yang sekurang-kurangnya memuat;
  1. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan penyerahan;
  2. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan;
  3. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.
Berita acara tersebut dibuat dalam rangkap 2 (dua) dengan masing-masing dilengkapi lampiran daftar pertelaan dan dokumen perusahaan yang diserahkan, dengan ketentuan;
  1. lembar pertama untuk pimpinan perusahaan;
  2. lembar kedua untuk Kepala Arsip Nasional.
Yang dimaksud dengan “daftar pertelaan” adalah daftar yang memuat keterangan antara lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu penyimpanan dokumen yang bersangkutan.

Dalam hal Arsip Nasional menilai bahwa Dokumen Perusahaan yang diserahkan kepada Arsip Nasional bukan merupakan dokumen yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai dengan ketentuan Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, maka arsip nasional dapat menyerahkan kembali dokumen tersebut kepada perusahaan untuk dimusnahkan.

Tata Cara Pemusnahan
Pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan secara total dokumen perusahaan yang telah berakhir fungsinya dan yang tidak lagi memiliki nilai guna. Setiap perusahaan dapat melakukan pemusnahan dokumen perusahaan yang;
  1. telah melampaui jangka waktu wajib simpan;
  2. tidak lagi memiliki nilai guna bagi kepentingan perusahaan;
  3. tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional;
  4. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
  5. tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang sedang diproses.
Dalam hal dokumen perusahaan telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dokumen tersebut dapat segera dimusnahkan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Termasuk dalam pengertian dokumen perusahaan adalah dokumen perusahaan hasil pengalihan ke dalam mikrofilm atau CD-ROM dan CD-WORM. Selanjutnya apabila suatu dokumen memenuhi kriteria a, b, dan c namun setelah diperiksa mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional, dokumen perusahaan tersebut wajib diserahkan ke Arsip Nasional.

Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib didasarkan atas keputusan pimpinan perusahaan atau keputusan pejabat yang ditunjuk dilingkungan perusahaan yang bersangkutan. Dalam hal pimpinan perusahaan untuk melaksanakan penilaian dokumen perusahaan membentuk panitia, maka pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk dalam mengambil keputusan mengenai dokumen yang dimusnahkan dengan mempertimbangkan pendapat panitia.

Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan secara total, dengan cara membakar habis, mencacah dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Pelaksanaan pemusnahan dokumen perusahaan disaksikan oleh 2 (dua) orang pejabat dari perusahaan yang bersangkutan. Yang dimaksud dengan “disaksikan 2 (dua) orang pejabat” adalah pejabat dari bidang hukum atau pejabat bidang lainnya dari perusahaan yang bersangkutan yang ditunjuk oleh pimpinan perusahaan. Tugas dan wewenang saksi tersebut adalah menyaksikan pelaksanaan pemusnahan dokumen perusahaan, sehingga dokumen dimaksud tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya.

Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib dibuat berita acara pemusnahan dokumen perusahaan. Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sekurang-kurangnya memuat;
  1. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan pemusnahan;
  2. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan;
  3. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan;
  4. tanda tangan dan nama jelas saksi-saksi.
Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dengan ketentuan:
  1. lembar pertama untuk pimpinan perusahaan;
  2. lembar kedua untuk unit pengolahan;
  3. lembar ketiga untuk unit kearsipan.
Pada setiap lembar berita acara dokumen perusahaan dilampirkan daftar pertelaan dan dokumen perusahaan yang dimusnahkan.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar